Vergadering
Een vergadering is een bijeenkomst waar op een gestructureerde manier onderwerpen worden besproken. Vergaderingen worden gehouden binnen bedrijven, verenigingen en andere organisaties. Bij een vergadering zijn minimaal twee mensen aanwezig, maar vaak zijn dit er veel meer. Het houden van een vergadering wordt vergaderen genoemd.
Vergaderingen kunnen verschillende doelen hebben. Binnen organisaties wordt regelmatig vergaderd, maar soms kunnen extra vergaderingen plaatsvinden. Tegenwoordig vinden vergaderingen ook online plaats. Bij de meeste vergaderingen zitten de mensen aan een grote tafel zodat ze elkaar goed kunnen zien. Er zijn ook vergaderingen waarbij mensen staan. Idee daarachter is dat de vergaderingen dan niet te lang duren.
Rollen
Tijdens een vergadering zijn er drie rollen:
- De voorzitter is degene die de vergadering leidt. Vaak is dit de baas of een manager in een bedrijf of organisatie. De voorzitter houdt de tijd in de gaten, leidt de vergaderpunten in en geeft mensen een beurt. Ook zorgt hij/zij voor orde. De vergadering mag niet uit de hand lopen, want anders weet niemand waar het overgaat. Vóór het begin van de vergadering verstuurt de voorzitter de uitnodigingen en bepaalt wat tijdens de vergadering besproken wordt.
- De deelnemers zijn degene die meedoen aan de vergadering. Zij luisteren naar de voorzitter en andere deelnemers. Ook geven zij hun mening of stellen vragen. De taken van de deelnemer verschillen per vergadering. Deelnemers kunnen bijvoorbeeld moeten stemmen of eigen ideeën inbrengen. Ook nemen zij deel aan de discussie.
- De notulist of secretaris schrijft de belangrijke beslissingen van de vergadering opschrijft. Meestal krijgen de mensen die meedoen met de vergadering van te voren de agenda van de vergadering opgestuurd. Dan weten ze wat er tijdens vergadering aan bod komt. Ook krijgen ze van te voren de notulen. Dat is het verslag van de vorige vergadering. Dan weten de mensen wat de vorige keer besproken is en of er nog actiepunten zijn: dingen die nog moeten worden gedaan.
De voorzitter heeft een dubbelrol, aangezien hij/zij ook een deelnemer is. Dit kan soms tot problemen leiden, aangezien de voorzitter neutraal moet zijn. In zo'n geval kan de voorzitter zijn/haar taken (tijdelijk) overdragen aan iemand anders (de technisch voorzitter). Grote vergaderingen werken vaak met verschillende voorzitters die elkaar afwisselen. Dit wordt een roulerend voorzitterschap genoemd.
Opbouw en fases
Voor de vergadering
De voorbereiding is belangrijk om de vergadering goed te laten verlopen. Tijdens de voorbereiding stelt de voorzitter een agenda samen. In deze agenda staan de onderwerpen (vergaderpunten) waarover vergaderd wordt. Ook bedenkt hij de tijd, datum en plaats. Niet iedereen hoeft bij een vergadering aanwezig te zijn, waardoor gekeken wordt welke mensen uitgenodigd moeten worden. Samen met de uitnodiging worden ook bijlagen (vergaderstukken) gestuurd. Deze vergaderstukken zijn soms nodig voor aanvullende informatie. De voorzitter maakt de vergaderingsagenda niet helemaal zelf. Hij/zij kan worden geholpen door anderen (zoals een assistent). Ook kunnen deelnemers vaak eigen punten inbrengen.
De agenda wordt meestal voor de vergadering gestuurd aan de deelnemers. Hierdoor kunnen zij zich voorbereiden en verdiepen in de onderwerpen. Ook kunnen zij ideeën bedenken, argumenten opschrijven en beslissen wanneer zij willen bijdragen.
Tijdens de vergadering
Iedere vergadering heeft een ander verloop. Toch zijn de meeste vergaderingen op de volgende manier opgebouwd:
- Opening door de voorzitter: De voorzitter opent de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun komst. Hij/zij geeft een korte toespraak, waarin hij de agendapunten kort en de reden van de vergadering bespreekt. Tijdens de opening is er ook ruimte voor belangrijke mededelingen over de organisatie.
- Bespreken van de notulen of verslagen: Tijdens vergaderingen kunnen soms verslagen besproken worden. Dit kunnen de notulen van de vorige vergadering zijn, maar ook jaarverslagen van een organisatie. Vaak is dit in de vorm van een presentatie, waarbij mensen vragen kunnen stellen.
- Bespreken van de agendapunten: Een vergadering heeft één of meerdere discussiepunten. De voorzitter leidt dit punt kort in en opent een discussie over het onderwerp. De deelnemers kunnen hun mening geven, hierop reageren, vragen stellen en eigen alternatieven/oplossingen inbrengen. De alternatieven/oplossingen worden verzameld, waarna een besluit wordt genomen. Soms kan men besluiten om de besluitvorming uit te stellen tot een volgende vergadering. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als iets moet worden nagevraagd of meer informatie verzameld moet worden.
- Rondvraag: Na de vergaderpunten is meestal een rondvraag. Deelnemers kunnen hun eigen inbreng geven, vragen stellen of mening geven. Dit kan vaak over van alles gaan.
- Afsluiting: Tijdens de afsluiting blikt de voorzitter terug op de vergadering. Hij/zij vat de besluiten samen, verdeelt de taken en stelt deadlines op.
Na de vergadering
Na de vergadering worden de notulen gestuurd naar de aanwezigen (en afwezigen). Hierdoor weten zij wat er tijdens de vergadering besloten is.
Het is ook belangrijk om over de vergadering een reflectie te houden. Hierdoor weet je wat er goed ging en wat er fout ging. De reflectie is belangrijk voor vergaderingen in de toekomst.