Vergadering

Grote vergadering over nucleaire veiligheid in de wereld

Staande vergadering

Een vergadering is een bijeenkomst waar op een gestructureerde manier onderwerpen worden besproken. Vergaderingen worden gehouden binnen bedrijven, verenigingen en andere organisaties. Bij een vergadering zijn minimaal twee mensen aanwezig, maar vaak zijn dit er veel meer. Het houden van een vergadering wordt vergaderen genoemd.

Vergaderingen kunnen verschillende doelen hebben. Binnen organisaties wordt regelmatig vergaderd, maar soms kunnen extra vergaderingen plaatsvinden. Tegenwoordig vinden vergaderingen ook online plaats. Bij de meeste vergaderingen zitten de mensen aan een grote tafel zodat ze elkaar goed kunnen zien. Er zijn ook vergaderingen waarbij mensen staan. Idee daarachter is dat de vergaderingen dan niet te lang duren.

Rollen

Tijdens een vergadering zijn er drie rollen:

• De voorzitter is degene die de vergadering leidt. Vaak is dit de baas of een manager in een bedrijf of organisatie. De voorzitter houdt de tijd in de gaten, leidt de vergaderpunten in en geeft mensen een beurt. Ook zorgt hij/zij voor orde. De vergadering mag niet uit de hand lopen, want anders weet niemand waar het overgaat. Vóór het begin van de vergadering verstuurt de voorzitter de uitnodigingen en bepaalt wat tijdens de vergadering besproken wordt.
• De deelnemers zijn degene die meedoen aan de vergadering. Zij luisteren naar de voorzitter en andere deelnemers. Ook geven zij hun mening of stellen vragen. De taken van de deelnemer verschillen per vergadering. Deelnemers kunnen bijvoorbeeld moeten stemmen of eigen ideeën inbrengen. Ook nemen zij deel aan de discussie.
• De notulist of secretaris schrijft de belangrijke beslissingen van de vergadering opschrijft. Meestal krijgen de mensen die meedoen met de vergadering van te voren de agenda van de vergadering opgestuurd. Dan weten ze wat er tijdens vergadering aan bod komt. Ook krijgen ze van te voren de notulen. Dat is het verslag van de vorige vergadering. Dan weten de mensen wat de vorige keer besproken is en of er nog actiepunten zijn: dingen die nog moeten worden gedaan.

De voorzitter heeft een dubbelrol, aangezien hij/zij ook een deelnemer is. Dit kan soms tot problemen leiden, aangezien de voorzitter neutraal moet zijn. In zo'n geval kan de voorzitter zijn/haar taken (tijdelijk) overdragen aan iemand anders (de technisch voorzitter). Grote vergaderingen werken vaak met verschillende voorzitters die elkaar afwisselen. Dit wordt een roulerend voorzitterschap genoemd.

Opbouw

Een vergadering is vaak als volgt opgebouwd:

• Opening door de voorzitter
• Bespreken van de notulen
• Bespreken van de agendapunten
• Rondvraag
• Afsluiting